Der Begriff der Abmahnung ist im Gesetz nicht definiert. Allgemein wird unter einer Abmahnung die Missbilligung eines Fehlverhaltens verstanden, die mit der Androhung von arbeitsrechtlichen Konsequenzen bis hin zur Kündigung für den Fall, dass der Arbeitnehmer sein Verhalten nicht ändert, verbunden ist.
Eine Abmahnung dient in der Regel der Vorbereitung der Kündigung. Erforderlich ist sie nur, wenn der Arbeitnehmer Kündigungsschutz genießt. Keiner Abmahnung bedarf es auch bei gravierenden Störungen im Vertrauensbereich – z. B. wenn der Arbeitnehmer den Arbeitgeber bestiehlt –, sofern mit einer Wiederherstellung des Vertrauens nicht gerechnet werden kann. Im Leistungsbereich (Bereitstellung von Gütern und Dienstleistungen) kann auf eine Abmahnung nur ausnahmsweise verzichtet werden, z. B. wenn der Arbeitnehmer bereits signalisiert hat, sein Verhalten nicht ändern zu wollen oder infolge der Pflichtverletzung dem Arbeitgeber die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses nicht zuzumuten ist.
Es gibt keine Regelung, wie viele Abmahnungen ausgesprochen werden müssen, bevor der Arbeitgeber zum Mittel der Kündigung greifen kann. Insbesondere gibt es keine Regel, der zufolge in jedem Fall drei Abmahnungen ausgesprochen werden müssen. Vielmehr gilt der Grundsatz: Je schwerer die Pflichtverletzung, desto weniger Abmahnungen sind erforderlich (vgl. hierzu umfangreiche Rechtsprechung). Außerdem ist auch zu berücksichtigen, dass eine Vielzahl von Abmahnungen zur Unglaubwürdigkeit des Arbeitgebers führen kann.
Eine besondere Form für die Abmahnung ist nicht vorgesehen. Aus Beweisgründen ist aber die Schriftform, sofern sie nicht ohnehin im einschlägigen Tarifvertrag vorgeschrieben ist, zu empfehlen. In jedem Fall muss der Arbeitgeber den Vertragsverstoß so genau beschreiben, dass der Arbeitnehmer die verletzte Pflicht erkennen kann. Zudem muss er erklären, aus welchem Grund er das Verhalten des Arbeitnehmers für pflichtwidrig hält. Pauschale Vorwürfe machen die Abmahnung unwirksam. Ebenso reicht die Androhung "arbeitsrechtlicher Konsequenzen" nicht aus, denn dies könnte z. B. auch eine Versetzung sein. Deshalb muss unmissverständlich darauf hingewiesen werden, dass der Inhalt oder Bestand des Arbeitsverhältnisses bedroht ist.
Es existiert zwar keine Frist, innerhalb derer eine Abmahnung ausgesprochen werden muss. Die Abmahnung kann aber ihren Zweck nur erfüllen, wenn sie möglichst zeitnah zum Fehlverhalten ausgesprochen wird.
Ausgesprochen werden kann die Abmahnung durch jeden Vorgesetzten des betreffenden Arbeitnehmers. Um gegebenenfalls vor Gericht Bestand haben zu können, muss die Abmahnung Folgendes beinhalten:
genaue Schilderung des Sachverhalts
eindeutige Wertung des Verhaltens als Vertragsverletzung
Aufzählung der verletzten Pflichten
Aufforderung zu künftigem vertragsgemäßen Verhalten
Androhung bestandsbedrohender Konsequenzen für das Arbeitsverhältnis
Auf keinen Fall sollten mehrere Vorwürfe in einem Abmahnungsschreiben zusammengefasst werden. Trifft auch nur ein Vorwurf nicht zu, so ist die Abmahnung insgesamt unwirksam.
Es gibt keine feste Frist, nach der Abmahnungen aus der Personalakte zu entfernen sind. Einzelne Arbeitsgerichte hielten zwar Fristen von zwei bis drei Jahren für möglich, das Bundesarbeitsgericht lehnte aber in ständiger Rechtsprechung eine starre Fristenregelung ab. Mit Urteil vom 19.7.2012 - 2 AZR 782/11 stellte es klar: Der Arbeitgeber darf eine rechtmäßige Abmahnung auch dann noch aufbewahren, wenn er vor einer verhaltensbedingten Kündigung noch einmal neu abmahnen müsste, weil die alte Abmahnung ihre Warnfunktion verloren hat. Das Interesse an der Dokumentation der Störung des Arbeitsverhältnisses überwiegt.
Der Arbeitnehmer hat folgende Mittel, sich gegen eine Abmahnung zu wehren:
Er kann eine Gegendarstellung anfertigen und zur Personalakte nehmen lassen.
Er kann die Entfernung aus der Personalakte begehren.
Alternativ bzw. darüber hinaus kann er den Widerruf unzutreffender Äußerungen verlangen.
Weigert sich der Arbeitgeber, den Forderungen des Arbeitnehmers nachzukommen, kann dieser seine Ansprüche klageweise vor dem Arbeitsgericht durchsetzen.