Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte vorübergehend und nicht unbefristet bzw. nicht dauerhaft tätig wird (§ 9 Abs. 4 und 4a EStG). Für die Frage der Dauerhaftigkeit spielt die gesetzliche Vier-Jahres-Frist eine wesentliche Rolle. Wird der Arbeitnehmer etwa für drei Jahre an eine Filale abgeordnet, wird die Filiale nicht zur (neuen) ersten Tätigkeitsstätte und es handelt sich um eine Auswärtsätigkeit. Wird der Arebitnehmer für einen Zeitraum über 48 Monate hinaus abgeordnet, wird die Filiale zur (neuen) ersten Tätigkeitsstätte.
Die Auswärtstätigkeit ist vorübergehend, wenn der Arbeitnehmer voraussichtlich an die erste Tätigkeitsstätte zurückkehren und dort seine berufliche Tätigkeit fortsetzen wird. Jeder Arbeitnehmer kann nur eine erste Tätigkeitsstätte haben. Die erste Tätigkeitsstätte wird in erster Linie durch die dauerhafte Zuordnung durch den Arbeitgeber bestimmt. Fehlt eine Zuordnung, sind zeitliche Kriterien maßgebend.
Eine Auswärtstätigkeit liegt ebenfalls vor, wenn ein Arbeitnehmer bei seiner individuellen beruflichen Tätigkeit nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten tätig wird (z. B. Arbeitnehmer im Bau- oder Montagegewerbe, Kundendienstmonteure).
Die Fahrtkosten können vom Arbeitgeber steuerfrei mit den tatsächlichen anteiligen (Gesamt-) Kosten des Fahrzeugs erstattet werden. Bei der Ermittlung der Gesamtkosten ist bei einem PKW von einer Abschreibung i.H.v. 16,66 % der Anschaffungskosten entsprechend einer sechsjährigen (Gesamt-)Nutzungsdauer auszugehen.
Alternativ darf der Arbeitgeber pauschal je gefahrenen Kilometer steuerfrei erstatten:
Begünstigt sind Fahrten von der Wohnung zur auswärtigen Tätigkeitsstätte, Fahrten von der ersten Tätigkeitsstätte zur auswärtigen Tätigkeitsstätte, Fahrten zwischen Unterkunft am Ort der auswärtigen Tätigkeitsstätte (oder Einzugsbereich) und der Tätigkeitsstätte sowie Zwischenheimfahrten.
Bei einer Bahn-Fahrt kann nicht fiktiv mit den Kilometersätzen für eine Pkw-Fahrt abgerechnet werden.