Die Bewerbungen eines Arbeitnehmers um einen Arbeitsplatz sind mit Ausgaben für Zeugniskopien, Bewerbungsmappen, Versendungsporto und Anreise zum Vorstellungsgespräch verbunden. Bewerbungskosten zählen im Steuerrecht zu den Aufwendungen, die zum Erwerb, zur Sicherung und Erhaltung von Einnahmen dienen und damit zu den Werbungskosten i.S.d. § 9 Abs. 1 Satz 1 EStG. Eine Erstattung erfolgt aber in der Regel nicht, weil der Arbeitnehmer steuerlich nur den Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 EUR gemäß § 9a Satz 1 Nr. 1a EStG geltend machen kann. Die Bewerbungskosten würden unter diesen Umständen unberücksichtigt bleiben.
Es gibt keine spezielle gesetzliche Regelung zur Erstattung der Bewerbungskosten. So weit keine einzelvertragliche oder kollektivrechtliche Regelung besteht, kommt § 670 BGB als Anspruchsgrundlage infrage Danach kann der Auftragnehmer vom Auftraggeber Ersatz seiner Aufwendungen verlangen, die er den Umständen nach für erforderlich halten durfte. Auftraggeber ist aber der Arbeitgeber erst, wenn er etwas vom Bewerber verlangt, ihn insbesondere zum Vorstellungsgespräch einlädt. Kommt der Bewerber aber ohne ausdrückliche Aufforderung im Betrieb vorbei, kann er keinen Aufwendungsersatz geltend machen. Dies gilt insbesondere auch für den Fall, dass der Arbeitnehmer in seinem Bewerbungsanschreiben selbst um ein Vorstellungsgespräch bittet und sich dazu anbietet.
Der Anspruch aus § 670 BGB ist abdingbar. Erforderlich ist aber ein eindeutiger Ausschluss des Anspruchs vor der Anreise zum Vorstellungsgespräch. Möglich ist ein Ausschluss bereits in der Stellenanzeige oder aber im Einladungsschreiben. Vereinbart werden kann auch nur ein teilweiser Kostenersatz. Die Höhe der zu erstattenden Reisekosten kann z.B. auf ein Zweite-Klasse-Ticket beschränkt werden. Verpflegungskosten können pauschal nach steuerrechtlichen Vorschriften abgerechnet werden.
So weit der Anspruch nicht ausgeschlossen wurde oder beschränkt ist, kann der Bewerber die Kosten ersetzt verlangen, die er für erforderlich halten konnte, insbesondere für die Fahrt, eine Übernachtung und die Verpflegung. Reist der Arbeitnehmer mit seinem privaten PKW an, hat sich in der Praxis die pauschale Erstattung von 0,30 EUR pro gefahrenem Kilometer durchgesetzt. Für Arbeitslose kommt unter bestimmten Voraussetzungen die Arbeitsagentur für die Fahrtkosten auf. Verdienstausfall und Zeitaufwand dagegen müssen vom Arbeitgeber nur bei ausdrücklicher vorheriger Zusage erstattet werden. Die vom Bewerber getätigten Aufwendungen müssen notwendig und angemessen sein und mit dem Vorstellungstermin in Zusammenhang stehen. Dabei spielt vielfach auch die ausgeschriebene Stelle eine Rolle.