(§ 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 EStG) Der Abzug von Kosten für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass ist beschränkt. Abzugsfähig sind nur solche Kosten, die nach der allgemeinen Verkehrsanschauung angemessen sind. Dabei ist wesentlich auch auf den Anlass der Bewirtung abzustellen. Der Abschluss eines Großauftrags rechtfertigt ggf. einen höheren Bewirtungsaufwand als beispielsweise der Verkauf einer einzelnen Maschine oder der Abschluss einer Versicherung.
Der Betriebsausgabenabzug wird pauschal auf 70 % der angemessenen Aufwendungen gekürzt. Der Betriebsausgabenabzug erfordert zudem die Erfüllung besonderer Nachweispflichten.
Eine Bewirtung i. S. d. § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 EStG liegt nur dann vor, wenn die Darreichung von Speisen und/oder Getränken eindeutig im Vordergrund steht, wie bei der klassischen Kundenbewirtung. Das setzt nicht unbedingt den Besuch einer Gaststätte voraus. Eine Bewirtung liegt z. B. auch dann vor, wenn sie in einer betriebseigenen Kantine erfolgt.
Zum Nachweis der Höhe und der betrieblichen Veranlassung der Bewirtungskosten sind folgende Angaben erforderlich: Ort der Bewirtung, Tag der Bewirtung, Namen der an der Bewirtung teilnehmenden Personen (wobei auch der Gastgeber selbst und/oder seine an der Bewirtung teilnehmenden Arbeitnehmer anzugeben sind), betrieblicher Anlass der Bewirtung und die Höhe der Bewirtungskosten. Auf Bewirtungsrechnungen über 250 EUR müssen ferner der Name und Anschrift der bewirtenden Person (des Gastgebers) als Rechnungsempfänger sowie in Gaststättenrechnungen neben der fortlaufenden Nummer auch die Steuer- oder Umsatzsteueridentifikationsnummer der Gaststätte angegeben sein.
Erfolgt die Bewirtung in einem Restaurant oder einer Gaststätte, genügt als Nachweis die Rechnung sowie die Angabe zu den Teilnehmern und dem betrieblichen Anlass.
Gaststättenrechnungen müssen den Namen und die Anschrift der Gaststätte ausweisen. Ausnahmsweise genügt ein entsprechender Stempelaufdruck. Handschriftliche Ergänzungen reichen dagegen nicht aus. Der Tag der Bewirtung muss auf der Rechnung aufgedruckt sein. Hier reichen weder Datumsstempel noch handschriftliche Angaben aus. Art und Umfang des Verzehrs sind detailliert und einzeln anzugeben. Bezeichnungen wie Menü 1, Tagesgericht 3 oder Mittagsbuffet reichen jedoch aus. Allgemeine Angaben wie Speisen und Getränke genügen nicht.
Das Bundesfinanzministerium hat mit Schreiben vom 30.6.2021 IV C 6 - S 2145/19/10003:003 die für die steuerliche Anerkennung von Aufwendungen für die Bewirtung von Personen veröffentlicht.