(§ 41b Abs. 1 EStG) Alle Arbeitgeber sind verpflichtet, der Finanzverwaltung bis zum 28. bzw. 29. Februar des Folgejahres die Lohnsteuerbescheinigungen ihrer Arbeitnehmer elektronisch zu übermitteln. Ergänzend erhält jeder Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber einen nach amtlich vorgeschriebenem Muster gefertigten Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung (alternativ ist eine elektronische Bereitstellung des Ausdrucks möglich). Auf diesem Ausdruck ist die Steuer-Identifikationsnummer (IdNr) vermerkt. Ist für den Arbeitnehmer keine IdNr vergeben worden oder hat sie der Arbeitnehmer nicht mitgeteilt, ist die elektronische Lohnsteuerbescheinigung mit der eTIN (elektronische Transfer-Identifikations-Nummer) zu übermitteln.
Hat der Arbeitgeber vom Arbeitslohn des Arbeitnehmers die Lohnsteuer ausschließlich nach den §§ 40 bis 40b EStG pauschal erhoben, ist keine Lohnsteuerbescheinigung auszustellen bzw. zu übermitteln. Auch müssen Arbeitgeber, die ausschließlich geringfügig Beschäftigte in ihrem Privathaushalt beschäftigen, keine elektronischen Lohnsteuerbescheinigungen an die Finanzverwaltung übermitteln.