Das Lohnsteuerrecht sieht die Möglichkeit vor, dass Arbeitgeber die Lohnsteuer vielfach pauschal erheben können, um die individuelle Besteuerung beim Arbeitnehmer zu vermeiden. Arbeitnehmer müssen die Zuwendungen dann nicht mehr in ihrer Steuererklärung angeben.
Die Pauschalierungsmöglichkeiten ergeben sich in erster Linie aus den §§ 40 bis 40b EStG.
Das Betriebsstättenfinanzamt kann auf Antrag des Arbeitgebers zulassen, dass die Lohnsteuer mit einem unter Berücksichtigung der Vorschriften des § 38a EStG zu ermittelnden Pauschsteuersatz erhoben wird, soweit
von dem Arbeitgeber sonstige Bezüge in einer größeren Zahl von Fällen gewährt werden oder
in einer größeren Zahl von Fällen Lohnsteuer nachzuerheben ist, weil der Arbeitgeber die Lohnsteuer nicht vorschriftsmäßig einbehalten hat.
Bei der Ermittlung des Pauschsteuersatzes ist zu berücksichtigen, dass die vorgeschriebene Übernahme der pauschalen Lohnsteuer durch den Arbeitgeber für den Arbeitnehmer eine in Geldeswert bestehende Einnahme im Sinne des § 8 Abs. 1 EStG darstellt (Nettosteuersatz).
Die Pauschalierung ist in den Fällen der Nummer 1 ausgeschlossen, soweit der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer sonstige Bezüge von mehr als 1.000 EUR im Kalenderjahr gewährt. Der Arbeitgeber hat dem Antrag eine Berechnung beizufügen, aus der sich der durchschnittliche Steuersatz unter Zugrundelegung der durchschnittlichen Jahresarbeitslöhne und der durchschnittlichen Jahreslohnsteuer in jeder Steuerklasse für diejenigen Arbeitnehmer ergibt, denen die Bezüge gewährt werden sollen oder gewährt worden sind. Einzelheiten sowie ein Berechnungsbeispiel enthalten R 40.1 LStR und H 40.1 LStH.
Der Arbeitgeber kann gemäß § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 EStG die Lohnsteuer mit einem Pauschsteuersatz von 25 % erheben, soweit er arbeitstäglich Mahlzeiten im Betrieb an die Arbeitnehmer unentgeltlich oder verbilligt abgibt oder Barzuschüsse an ein anderes Unternehmen leistet, das arbeitstäglich Mahlzeiten an die Arbeitnehmer unentgeltlich oder verbilligt abgibt. Voraussetzung ist, dass die Mahlzeiten nicht ohnehin als Lohnbestandteile vereinbart sind.
Der Arbeitgeber kann gemäß § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 1a EStG die Lohnsteuer mit einem Pauschsteuersatz von 25 % erheben, soweit er oder auf seine Veranlassung ein Dritter den Arbeitnehmern anlässlich einer beruflichen Tätigkeit außerhalb der Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte Mahlzeiten zur Verfügung stellt, die mit dem Sachbezugswert anzusetzen sind. Ein Anwendungsfall wäre, wenn der Arbeitnehmer etwa weniger als 8 Stunden auf Dienstreise ist und damit keinen Anspruch auf eine Verpflegungspauschale hat. In diesem Fall kann der Arbeitgeber zur Vermeidung der individuellen Steuerpflicht die kostenlos gewährte Mahlzeit mit dem jeweiligen Sachbezugswert besteuern.
Der Arbeitgeber kann gemäß § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 EStG die Lohnsteuer mit einem Pauschsteuersatz von 25 % erheben, soweit er Arbeitslohn aus Anlass von Betriebsveranstaltungen zahlt. Zu beachten ist, dass zwei Betriebsveranstaltungen grundsätzlich steuerfrei sind (§ 19 Abs. 1 S. 1 Nr. 1a EStG). Dabei beträgt der Freibetrag pro Veranstaltung und teilnehmendem Arbeitnehmer 110 EUR, geplant ist eine Erhöhung auf 150 EUR.
Erholungsbeihilfen sind grundsätzlich steuerpflichtig. Der Arbeitgeber kann die Zuwendungen gemäß § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 3 EStG mit 25 % pauschalversteuern, wenn er diese zusammen mit Erholungsbeihilfen, die in demselben Kalenderjahr früher gewährt worden sind, 156 EUR für den Arbeitnehmer, 104 EUR für dessen Ehegatten und 52 EUR für jedes Kind nicht übersteigen und der Arbeitgeber sicherstellt, dass die Beihilfen zu Erholungszwecken verwendet werden.
Vom Arbeitgeber gewährte Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen sind z. B. bei einer beruflichen Auswärtstätigkeit von mehr als 8 Stunden Abwesenheit bis zu 14 EUR steuerfrei. Steuerpflichtige Vergütungen für Verpflegungsmehraufwendungen anlässlich einer sog. Auswärtstätigkeit können gemäß § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 4 EStG mit 25 % pauschaliert werden, soweit diese die steuerfreien Pauschalen um nicht mehr als 100 % übersteigen. Beispiel: Arbeitgeber X zahlt dem Arbeitnehmer Y anlässlich einer 9-stündigen Dienstreise eine Verpflegungspauschale in Höhe von 28 EUR. Steuerfrei sind 14 EUR. Die übrigen 14 EUR können mit 25 % pauschalversteuert werden. Hierdurch entsteht keine individuelle Steuerpflicht.
Die Lohnsteuer kann vom Arbeitgeber gemäß § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 5 EStG pauschal mit 25 % erhoben werden, wenn er den Arbeitnehmern zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn unentgeltlich oder verbilligt Datenverarbeitungsgeräte übereignet. Das gilt auch für Zubehör und Internetzugang. Das Gleiche gilt für Zuschüsse des Arbeitgebers, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn zu den Aufwendungen des Arbeitnehmers für die Internetnutzung gezahlt werden. Bei einer unentgeltlichen, bloßen Nutzungsüberlassung besteht ggf. Steuerfreiheit gemäß § 3 Nr. 45 EStG.
Fahrtkostenzuschüsse des Arbeitgebers sind ggf. gem. § 3 Nr. 15 EStG steuerfrei. Der Arbeitgeber kann die Lohnsteuer (ansonsten bzw. alternativ) gemäß § 40 Abs. 2 S. 2 EStG mit einem Pauschsteuersatz von 15 % oder 25% für Sachbezüge in Form der unentgeltlichen oder verbilligten Beförderung eines Arbeitnehmers zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte und für zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn geleistete Zuschüsse zu den tatsächlichen Aufwendungen des Arbeitnehmers für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte erheben, soweit diese Bezüge den Betrag nicht übersteigen, den der Arbeitnehmer als Entfernungspauschale im Rahmen des Werbungskostenabzugs geltend machen könnte, wenn die Bezüge nicht pauschal besteuert würden (R 40.2 Abs. 6 LStR). Aus Vereinfachungsgründen kann der Arbeitgeber zur Ermittlung des pauschalierten Betrags unterstellen, dass das Kfz an 15 Arbeitstagen monatlich zu Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt wird. Bei einer Pauschalierung mit 25% entfällt die Anrechnung der pauschalbesteuerten Beträge auf die Entfernungspauschale des Arbeitnehmers.
Der Arbeitgeber kann unter Verzicht auf den Abruf von elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen oder auf die Vorlage einer Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug bei Arbeitnehmern, die nur kurzfristig beschäftigt werden, die Lohnsteuer gemäß § 40a Abs. 1 EStG mit einem Pauschsteuersatz von 25 % des Arbeitslohns erheben. Eine kurzfristige Beschäftigung liegt vor, wenn der Arbeitnehmer bei dem Arbeitgeber gelegentlich, nicht regelmäßig wiederkehrend beschäftigt wird, die Dauer der Beschäftigung 18 zusammenhängende Arbeitstage nicht übersteigt und der Arbeitslohn während der Beschäftigungsdauer 150 EUR durchschnittlich je Arbeitstag nicht übersteigt oder die Beschäftigung zu einem unvorhersehbaren Zeitpunkt sofort erforderlich wird. Die Stundenlohngrenze liegt bei 19 EUR.
Der Arbeitgeber kann gemäß § 40a Abs. 2 EStG unter Verzicht auf den Abruf von elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen oder die Vorlage einer Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug die Lohnsteuer einschließlich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuern (einheitliche Pauschsteuer) für das Arbeitsentgelt aus geringfügigen Beschäftigungen im Sinne des § 8 Abs. 1 Nr. 1 SGB IV oder des § 8a SGB IV, für das er Beiträge nach § 168 Abs. 1 Nr. 1b oder 1c SGB VI (geringfügig versicherungspflichtig Beschäftigte) oder nach § 172 Abs. 3 oder 3a bzw. 276a Abs. 1 SGB VI (versicherungsfrei geringfügig Beschäftigte) zu entrichten hat, mit einem einheitlichen Pauschsteuersatz in Höhe von insgesamt 2 % des Arbeitsentgelts erheben.
Entfällt die Möglichkeit der 2 %-Versteuerung wegen der Zusammenrechnung und des Überschreitens der monatlichen Grenze von 538 EUR, kann gemäß § 40a Abs. 2a EStG der einzelne Arbeitgeber die Lohnsteuer mit einem Pauschsteuersatz in Höhe von 20 % des Arbeitsentgelts erheben, wenn es sich bei dem einzelnen Job um einen für sich betrachteten Minijob handeln würde.
Von den Beiträgen für eine Unfallversicherung des Arbeitnehmers kann der Arbeitgeber gemäß § 40b Abs. 3 EStG die Lohnsteuer mit einem Pauschsteuersatz von 20 % der Beiträge erheben, wenn mehrere Arbeitnehmer gemeinsam in einem Unfallversicherungsvertrag versichert sind und der Teilbetrag, der sich bei einer Aufteilung der gesamten Beiträge nach Abzug der Versicherungssteuer durch die Zahl der begünstigten Arbeitnehmer ergibt, 100 EUR im Kalenderjahr nicht übersteigt.
Der Arbeitgeber kann die Einkommensteuer für Sachzuwendungen (Geschenke und betrieblich veranlasste Zuwendungen) an seine Arbeitnehmer gemäß § 37b EStG mit 30 % pauschalieren. Die Finanzverwaltung lässt eine Freigrenze von 10 EUR für sog. Streuwerbeartikel zu. Die Einbeziehung von Zuwendungen in die Bemessungsgrundlage ist nur erforderlich, wenn diese beim Arbeitnehmer bei dessen Einkommensteuer auch steuerbar bzw. steuerpflichtig wären.
Der Arbeitgeber kann nach § 40 Abs. 2 Nr. 6 EStG bei Arbeitnehmern mit zusätzlich unentgeltlich oder verbilligt übereigneten Ladevorrichtungen für Elektro- oder Hybridfahrzeugen den Vorteil mit 25% pauschalieren. Dies gilt auch für Zuschüsse des Arbeitgebers zu den Aufwendungen des Arbeitnehmers für entsprechende Ladevorrichtungen.
Der Arbeitgeber kann nach § 40 Abs. 2 Nr. 7 EStG bei unentgeltlicher oder verbilligter Übereignung eines betrieblichen Fahrrads, das kein Kfz darstellt, den Vorteil mit 25 % pauschalieren.
Der Vorteil bei Soldaten durch die erhaltene Freifahrtberechtigung kann pauschal mit 25 % versteuert werden (§ 40 Abs. 2 S. 2 Nr. 3 EStG).