Steuerfrei bleiben gem. § 3 Nr. 45 EStG die Vorteile des Arbeitnehmers aus der privaten Nutzung von betrieblichen Datenverarbeitungsgeräten und Telekommunikationsgeräten sowie deren Zubehör, aus zur privaten Nutzung überlassenen System- und Anwendungsprogrammen, die der Arbeitgeber auch in seinem Betrieb einsetzt, und aus den im Zusammenhang mit diesen Zuwendungen erbrachten Dienstleistungen, und zwar unabhängig von dem Verhältnis der beruflichen zur privaten Nutzung. Die Steuerbefreiung umfasst auch die Verbindungsentgelte sowie die Nutzung von Zubehör und bloße Überlassung von Software (R 3.45 LStR).
Die Steuerfreiheit ist nicht ausschließlich auf die private Nutzung der Geräte im Betrieb beschränkt. Vielmehr greift sie auch für die private Nutzung solcher Geräte, die sich im Besitz (nicht Eigentum) des Arbeitnehmers befinden. Damit zum Beispiel die Befreiung auch auf die Privatnutzung bei in der Wohnung des Arbeitnehmers eingerichteten Telearbeitsplätzen, auf Mobiltelefone von Außendienstmitarbeitern oder auf den dem Arbeitnehmer leihweise überlassenen PC ausgedehnt.
Die Steuerfreiheit setzt voraus, dass es sich um Geräte des Arbeitgebers (betriebliche Geräte) handelt. Wird deshalb dem Arbeitnehmer ein PC etc. vom Arbeitgeber geschenkt oder wird dieser wirtschaftlicher Eigentümer, scheidet eine Steuerbefreiung aus. Für die Steuerfreiheit kommt es nicht darauf an, ob die Vorteile zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn oder aufgrund einer Vereinbarung mit dem Arbeitgeber über die Herabsetzung von Arbeitslohn erbracht werden.
Beteiligt sich der Arbeitgeber nicht an den Aufwendungen des Arbeitnehmers für Telekommunikationsaufwendungen und die PC-Anschaffung, bleibt dem Arbeitnehmer ggf. ein Abzug der Werbungskosten. Bei einem privaten Nutzungsanteil von höchstens 10 % ist ein Computer auf jeden Fall Arbeitsmittel. Die Aufwendungen sind entsprechend dem beruflichen Nutzungsanteil abziehbar. Für einen PC gilt grundsätzlich eine Abschreibungsdauer von drei Jahren. Das Bundesfinanzministerium hat jedoch Sonderrregelunen erlassen, sodass der Aufwand für einen PC aktuell komplett im Anschaffungsjahr steuerlich berücksichtigt werden kann. Auch Telekommunikationsaufwendungen sind Werbungskosten. Der berufliche Anteil ist zu schätzen. Ohne Einzelnachweis können bis zu 20 % des Rechnungsbetrags, jedoch höchstens 20 EUR monatlich als Werbungskosten anerkannt werden. Ggf. kann ein über einen Zeitraum von drei Monaten gewonnener Durchschnittswert berücksichtigt werden.