Entstehen dem Arbeitnehmer bei einer Auswärtstätigkeit Aufwendungen für Übernachtungen (Unterkunftskosten), so kann der Arbeitgeber diese im Rahmen des § 3 Nr. 13 EStG, R 3.13 LStR (bei Zahlung durch öffentliche Kassen) bzw. nach § 3 Nr. 16 EStG, R 3.16 LStR (bei Zahlung durch private Arbeitgeber) für den gesamten Zeitraum der Auswärtstätigkeit steuerfrei belassen.
Übernachtungskosten für Übernachtungsunterkunft als Werbungskosten:
grundsätzlich Einzelnachweis der tatsächlichen Aufwendungen
Nach 48 Monaten kann höchstens noch ein Betrag von 1.000 EUR monatlich berücksichtigt werden. Lässt sich der Preis für Unterkunft und Verpflegung z. B. bei einer Tagungspauschale nicht feststellen, ist der Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten wie folgt zu kürzen: für Frühstück um 20 %, für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 %.
Erstattung durch Arbeitgeber:
steuerfreie Erstattung der tatsächlichen Aufwendungen oder
Pauschbetrag von 20 EUR für jede Übernachtung im Inland, wenn Unterkunft nicht unentgeltlich oder verbilligt war, bei Übernachtung im Ausland entsprechende Auslandspauschalen
Bei Fahrtätigkeit kein steuerfreier Pauschbetrag, wenn Übernachtung im Fahrzeug. In diesen Fällen kann seit 2020 aber bei Berufskraftfahrern eine Pauschale in Höhe von 8 EUR täglich berücksichtigt werden. Diese Pauschale deckt Kosten ab z. B. für Duschen oder Toilettenbesuche in Raststätten.