Die Kosten für einen beruflich veranlassten Umzug des Arbeitnehmers können vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden (§ 3 Nr. 16 EStG und R 3.16 LStR bei Zahlung durch private Arbeitgeber, § 3 Nr. 13 EStG und R 3.13 LStR bei Zahlung durch öffentliche Kassen). Der Umfang der Steuerbefreiung richtet sich dabei nach dem Bundesumzugskostengesetz (BUKG). Alternativ zur steuerfreien Arbeitgeberleistung kommt für den Arbeitnehmer eine Berücksichtigung bei den Werbungskosten in Betracht.
Die Kostenerstattung fällt nur dann unter die Steuerbegünstigung, wenn der Umzug aus beruflichem Anlass erfolgt. Von einem solchen beruflichen Anlass kann der Arbeitgeber immer ausgehen, wenn er selbst aus betrieblichen Gründen den Umzug seines Arbeitnehmers anordnet oder sich nach dem Umzug die tägliche Fahrzeit des Arbeitnehmers für den Weg zur Arbeit und zurück um mindestens eine Stunde verkürzt. Dabei spielt es nach Auffassung des BFH keine Rolle, dass sich bei Ehegatten die Fahrtzeit des anderen Ehegatten möglicherweise verlängert.
Steuerfrei bleiben z. B. Erstattungen für Spediteur, Transportversicherung, Aufwendungen für die Suche und die Besichtigung der neuen Wohnung, doppelte Mietzahlungen bis zu einem halben Jahr für die bisherige Wohnung, Maklergebühren für die Vermittlung einer Mietwohnung (nicht einer Eigentumswohnung).
Zu den sonstigen Umzugsauslagen gehören zum Beispiel Kosten für den Anschluss und Änderung von Öfen und Elektrogeräten, Anschluss von Rundfunk, Fernsehen und Telefon, Behördengänge, die Renovierung der alten Wohnung usw. Es wird eine Pauschale für sonstige Umzugsauslagen gewährt.
Der Pauschbetrag beträgt für sonstige Umzugsauslagen für Berechtigte ab 1.3.2024 964 EUR. Für jede andere Person (Ehegatte, Lebenspartner, Kinder) beträgt der Erhöhungsbetrag 643 EUR.
Die Kosten für den umzugsbedingten zusätzlichen Unterricht der Kinder können ebenfalls berücksichtigt werden. Der Unterrichtskosten-Höchstbetrag je Kind beträgt 1.286 EUR.
Bei Auslandsumzügen wird für sonstige Umzugsauslagen eine Pauschvergütung nach der Auslandsumzugskostenvergütung (§ 10 AUV) gewährt. Diese beträgt das Zweifache der Pauschvergütung für Inlandsumzüge.
Der BFH hatte zum Vorteil der Steuerpflichtigen entschieden, dass Aufwendungen für eine zweite Wohnung am neuen Arbeitsort, die wegen eines Umzugs aus beruflichen Gründen entstehen, unbegrenzt als Werbungskosten steuerlich geltend gemacht werden können. Nach Ansicht des BFH gilt dies bis zum Ablauf der ordentlichen Kündigungsfrist der alten Familienwohnung.
Für Berechtigte, die am Tag vor dem Einladen des Umzugsguts keine Wohnung hatten oder nach dem Umzug keine eigene Wohnung eingerichtet haben, beträgt die Pauschvergütung 193 EUR.