Jeder Arbeitnehmer hat Anspruch darauf, dass ihm bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses auf sein Verlangen hin ein Zeugnis ausgestellt wird, § 630 BGB, § 109 GewO. § 109 GewO schloss bisher die elektronische Form aus. Mit dem BEG IV wurde diese Möglichkeit gem. § 126a BGB ergänzt. Sie erfordert aber eine qualifizierte elektronische Signatur und ist nur mit Einwilligung des Arbeitnehmers möglich.
Auszubildenden ist dagegen immer ein Zeugnis zu erteilen, § 16 BBiG. Seit dem 1.8.2024 können Ausbildungsnachweise und Zeugnisse für Auszubildende und in manchen Fällen für Trainees, Praktikanten und dual Studierende (bei vertraglicher oder betrieblicher Regelung) mit deren Einwilligung elektronisch unterzeichnet werden.
Zu unterscheiden ist zwischen dem einfachen und dem qualifizierten Zeugnis. Dem Arbeitnehmer steht insoweit ein Wahlrecht zu. Im einfachen Zeugnis wird nur der Beginn und das Ende des Arbeitsverhältnisses aufgeführt und möglichst genau über die Art der Tätigkeiten des Arbeitnehmers Auskunft gegeben. Dagegen enthält das qualifizierte Zeugnis zusätzlich eine Beurteilung des betrieblichen Verhaltens (der Führung) und der Leistung des Arbeitnehmers. Daraus folgt, dass Umstände, die weder die Leistung noch das Verhalten des Arbeitnehmers charakterisieren, nicht aufgeführt werden dürfen.
Soweit keine kollektivrechtliche Verpflichtung besteht, kann sich ausnahmsweise aus der vertraglichen Nebenpflicht die Verpflichtung des Arbeitgebers zur Erteilung eines Zwischenzeugnisses ergeben. Erstellt der Arbeitgeber ein Zwischenzeugnis, tritt eine Selbstbindung in der Form ein, dass er im Schlusszeugnis den Arbeitnehmer nur dann anders beurteilen kann, wenn sich die Umstände seit Erteilung des Zwischenzeugnisses geändert haben. Eine geänderte Beurteilung ist ggf. zu begründen.
Das Zeugnis muss klar, verständlich und in sich stimmig formuliert sein (§ 109 Abs. 2 GewO). Es darf keine Formulierungen enthalten, die eine verdeckte Aussage über die Arbeitnehmerin oder den Arbeitnehmer treffen. Desweiteren muss es stets schriftlich abgefasst werden. Die elektronische Form ist seit 1.1.2025 möglich, aber an besondere Voraussetzungen gebunden. Es muss mit der qualifizierten elektronischen Signatur mit einer 2-Faktoren-Authentifizierung unterzeichnet werden. Der Zeugnisempfänger muss in die elektronische Form der Zeugniserteilung eingewilligt haben. Das Zeugnis erhält einen unveränderbaren Zeitstempel, der Vor- oder Rückdatierungen ausschließt. (Konsequenz ist: eine qualifizierte elektronische Signatur ist nur am letzten Tag der Kündigungsfrist möglich. Eine spätere Zeugniserteilung kann sonst nur noch auf dem schriftlichen Weg erfolgen.)
Schreibfehler oder nachträgliche Änderungen dürfen in Zeugnissen nicht enthalten sein. Es trägt das Datum des Ausstellungstages (bzw. der elektronischen Signatur, vgl. oben). Unterschrieben wird es vom Arbeitgeber oder dessen zeichnungsberechtigten Vertreter, bei Auszubildenden zusätzlich vom Ausbilder oder über die qualifizierte elektronische Signatur.
Oberstes Gebot bei der Abfassung des Zeugnisses ist die Wahrheitspflicht, d. h. die objektive Beurteilung des Arbeitnehmers. Andererseits soll der Arbeitgeber das Zeugnis aber auch wohlwollend abfassen, um dem Arbeitnehmer den weiteren Berufsweg nicht zu erschweren, § 109 Abs. 2 GewO. Probleme entstehen vor allem bei Vorkommnissen, deren Erwähnung im Zeugnis für den Arbeitnehmer ungünstig sein kann, aber die für den nächsten Arbeitgeber von Bedeutung sind. Handelt es sich um einmalige unbedeutende Ereignisse, sind sie nicht in das Zeugnis aufzunehmen. Ein fehlerhaftes Verhalten oder mangelnde Eignung müssen jedoch erwähnt werden, wenn sie für den Gesamteindruck des Arbeitnehmers wesentlich sind oder insbesondere wenn durch die Erwähnung voraussehbare Gefahren vom zukünftigen Arbeitgeber abgewendet werden können, z. B. Alkoholkrankheit eines Lkw-Fahrers.
Das Zeugnis muss gemäß § 109 Abs. 2 GewO "klar und verständlich" formuliert werden. "Es darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die den Zweck haben, eine andere als aus der äußeren Form oder aus dem Wortlaut ersichtliche Aussage über den Arbeitnehmer zu treffen."
Die Notenstufe "befriedigend" gilt als Standard. Für eine bessere Benotung ist der Arbeitnehmer im Arbeitsgerichtsprozess beweispflichtig, für eine schlechtere der Arbeitgeber (BAG, 18.11.2014 – 9 AZR 584/13). Für den Anspruch auf die Aufnahme von Formulierungen zum Dank und Bedauern gibt es keine gesetzliche Grundlage (BAG, 11.12.2012 – 9 AZR 227/11).