Betriebsausgaben sind alle Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind (§ 4 Abs. 1 EStG). Sie werden bei der Gewinnermittlung im Rahmen der Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft (§ 13 EStG), Gewerbebetrieb (§ 15 EStG) und selbstständiger Arbeit (§ 18 EStG) abgezogen. Als Betriebsausgaben können alle Vermögensabflüsse in Geld- oder Sachwerten berücksichtigt werden, die in einem tatsächlichen oder wirtschaftlichen Zusammenhang mit dem Betrieb stehen.
Wie bei den Werbungskosten gilt auch für die Betriebsausgaben grundsätzlich das Aufteilungs- und Abzugsverbot (§ 12 EStG). D.h. Ausgaben, die sowohl eine private als auch eine betriebliche Veranlassung haben, können bei der Gewinnermittlung grundsätzlich nur abgezogen werden, wenn die private Veranlassung von völlig untergeordneter Bedeutung ist (unter 10 %), der betriebliche Anteil der Aufwendungen an Hand objektiver Maßstäbe leicht und einwandfrei bestimmt werden kann und die Aufwendungen notwendig, angemessen, allgemein üblich und zweckmäßig sind (§ 4 Abs. 5 EStG). Der BFH lässt insoweit inzwischen eine Aufteilung zu, wenn die privaten und die betrieblchen Elemente voneinander getrennt werden können. Ein Abgrenzungskriterium bei Reisen sind z. B. die zeitlichen Anteile.
Die betriebliche Veranlassung der Aufwendungen muss nachgewiesen werden. Dabei kommt der Art der Buchung - z. B. Verbuchung von Kosten über betriebliche Konten - allenfalls Indizwirkung zu. Andererseits können Kosten, die zunächst privat verauslagt wurden, bei entsprechender betrieblicher Veranlassung als Betriebsausgabe abgezogen werden. Denkbar ist, dass Betriebsausgaben z. B. schon vor der eigentlichen Betriebseröffnung (vorweggenommene Betriebsausgaben) oder noch nach der endgültigen Aufgabe des Betriebes (nachträgliche Betriebsausgaben) anfallen.
Als vorweggenommene Betriebsausgaben kommen vor allem in Betracht: Gründungs- und Anlaufkosten, Rechtsberatungskosten, Finanzierungskosten, Reisekosten, z. B. zur Besichtigung eines zum Kauf angebotenen Unternehmens.
Nachträgliche Betriebsausgaben liegen demgegenüber häufig vor, wenn z. B. nach Betriebsaufgabe bzw. Insolvenz der bisherige Inhaber oder Beteiligte (an einer Personengesellschaft) für nicht getilgte betriebliche Schulden in Anspruch genommen wird. In diesem Fall können die auf die verbleibenden Verbindlichkeiten zu zahlenden Schuldzinsen als nachträgliche Betriebsausgaben abgezogen werden, nicht aber die Tilgungsleistungen.