(§ 3 Nr. 13, 16 EStG, § 9 Abs. 4a EStG) Beruflich bedingte Reisekosten können vom Arbeitgeber steuerfrei gezahlt oder vom Arbeitnehmer als Werbungskosten angesetzt werden. Der steuerliche Reisekostenbegriff umfasst Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, die Kosten für Übernachtung sowie Reisenebenkosten, die anlässlich einer beruflichen Auswärtstätigkeit anfallen. Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte vorübergehend tätig wird. Jeder Arbeitnehmer kann nur eine erste Tätigkeitsstätte haben.
Erhält der Arbeitnehmer während einer Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber Mahlzeiten zur üblichen Beköstigung, sind diese als Arbeitslohn grundsätzlich mit dem amtlichen Sachbezugswert (Sachbezüge) anzusetzen (2023 für ein Frühstück 2,00 EUR bzw. 3,80 EUR für ein Mittag- oder Abendessen; für 2024 für ein Frühstück 2,17 EUR bzw. 4,13 EUR für ein Mittag- oder Abendessen). Dies gilt nicht, wenn der Arbeitnehmer Anspruch auf die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen in Höhe von 14 EUR bzw. 28 EUR hat. In diesem Fall wird auf die Versteuerung der Mahlzeit verzichtet. Dagegen werden die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen gekürzt (bei einem gewährten Frühstück bis 2023 Kürzung um 5,60 EUR bzw. bei einem gewährten Mittag- oder Abendessen um 11,20 EUR). Ab 2024 sollen die Pauschbeträge auf 16 EUR bzw. 32 EUR angehoben werden. Dementsprechend verändern sich auch die Kürzungsbeträge.
Keine Versteuerung erfolgt auch für solche Mahlzeiten, die der Arbeitnehmer während einer Auswärtstätigkeit erhält, weil er an einer Kundenbewirtung durch den Arbeitgeber teilgenommen hat.
Auch beruflich bedingte Auslands-Reisekosten können steuerlich berücksichtigt werden. Für den Abzug von Verpflegungsmehraufwendungen und den Ansatz von Übernachtungskosten bei Auslandsauswärtstätigkeiten gelten je nach aufgesuchtem Land unterschiedliche Pauschbeträge, die jeweils vom Bundesministerium für Finanzen im Bundessteuerblatt Teil I veröffentlicht werden. Während Arbeitgeber als Übernachtungskosten die Pauschale steuerfrei zahlen können, ist deren Ansatz für den Werbungskostenabzug nicht möglich. Auch Sozialleistungsträger übernehmen Reisekosten bei Rehabilitationsmaßnahmen.