Werbungskosten
Für die Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gilt eine Entfernungspauschale, die unabhängig vom tatsächlichen Aufwand und vom Verkehrsmittel als Werbungskosten abzugsfähig ist. Dadurch erhalten alle Arbeitnehmer die gleichen steuerlichen Vorteile, gleichgültig ob sie einen Pkw benutzen, den Weg zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte zu Fuß, mit dem Fahrrad, dem Motorrad oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln zurücklegen. Die Entfernungspauschale berechnet sich zunächst mit 0,30 EUR pro Entfernungskilometer für die ersten 20 Kilometer. Abzugsfähig ist die Gesamtstrecke Wohnung - erste Tätigkeitsstätte. Die Pauschale gilt für:
Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (§ 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 4 EStG)
Familienheimfahrten bei doppelter Haushaltsführung (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 EStG)
Fahrten zu einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet (z. B. Zeitungszusteller, Forstarbeiter).
Fahrten zu einem vom Arbeitgeber festgelegten ständigen Treffpunkt/Sammelpunkt (z.B. Treffpunkt für einen betrieblichen Sammeltransport, ein Busdepot oder Fährhafen).
Seit 2022 kann für jeden Arbeitstag, an dem der Arbeitnehmer die erste Tätigkeitsstätte aufsucht, eine Entfernungspauschale für jeden vollen Kilometer der ersten 20 Kilometer der Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte 0,30 EUR und für jeden weiteren Kilometer von 0,38 EUR angesetzt werden.
Die anzusetzende Entfernungspauschale ist grundsätzlich auf einen Höchstbetrag von 4.500 EUR im Kalenderjahr begrenzt (§ 9 Abs. 1 S. 1 Nr. 4 S. 2 EStG). Diese Begrenzung gilt nicht, wenn für die Fahrten ein eigenes oder ein zur Nutzung überlassenes Kfz benutzt wird. Der Arbeitnehmer muss dem Finanzamt lediglich nachweisen oder glaubhaft machen, dass er die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit dem eigenen oder ihm zur Nutzung überlassenen Kraftwagen zurückgelegt hat. Bei Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel sind neben der Entfernungspauschale zusätzlich die übersteigenden (und somit höheren) tatsächlichen Aufwendungen abzugsfähig, wenn sie der Arbeitnehmer nachweist (§ 9 Abs. 2 S. 2 EStG(*)). Mit der Pauschale sind grundsätzlich sämtliche Aufwendungen abgegolten (Ausnahme: im Einzelfall beruflich entstandene Unfallkosten). Für die Entfernungsermittlung ist grundsätzlich die kürzeste Straßenverbindung maßgebend, ausnahmsweise auch eine verkehrsgünstigere Strecke.
Die Entfernungspauschale kann für die Wege zu derselben ersten Tätigkeitsstrecke für jeden Arbeitstag nur einmal angesetzt werden. Findet nur eine Fahrt pro Arbeitstag statt (z. B. nur die Hin- oder die Rückfahrt), kommt auch nur die halbe Entfernungspauschale zum Ansatz. Das Gesetz lässt neben den bereits genannten höheren Kosten für öffentliche Verkehrsmittel auch für behinderte Arbeitnehmer Ausnahmen zu. Sie dürfen ihre tatsächlichen Kosten anstelle der Entfernungspauschale ansetzen (§ 9 Abs. 2 EStG).
Steuerfreie oder mit 15 % pauschalbesteuerte Arbeitgeberleistungen für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sind auf die Entfernungspauschale anzurechnen und mindern den Werbungskostenabzug (s. Bescheinigungspflicht in Zeile 17 und 18 der Lohnsteuerbescheinigung). Nicht die Entfernungspauschale, sondern die tatsächlichen Aufwendungen sind anzusetzen für:
Flugstrecken (Werbungskostenabzug in Höhe des nachgewiesenen Flugpreises),
Entgeltzahlungen des Arbeitnehmers in Fällen einer steuerfreien Sammelbeförderung,
Fahrten behinderter Menschen; bei Nutzung des eigenen Fahrzeugs ist ein Ansatz der tatsächlichen Kosten mit den für Reisekosten geltenden km-Sätzen zulässig.
Die Sonderregelung für Behinderte (Ansatz der tatsächlichen Aufwendungen) setzt das Vorliegen einer Gesamtbehinderung von mindestens 70 % oder einer Gesamtbehinderung von mindestens 50 % und einer erheblichen Gehbehinderung voraus.
Zusätzlich zum Arbeitslohn gezahlte zweckbestimmte Leistung
Die vorgenannten Regelungen zur Lohnsteuerpauschalierung und der damit verbundenen Beitragsfreiheit greifen nur dann, wenn die Zuschüsse/Zahlungen des Arbeitgebers eine zweckbestimmte Leistung darstellen, die zusätzlich zum ohnehin arbeitsrechtlich geschuldeten Arbeitslohn gezahlt werden. Wird eine zweckbestimmte Leistung unter Anrechnung auf den arbeitsrechtlich geschuldeten Arbeitslohn oder durch Umwandlung des arbeitsrechtlich geschuldeten Arbeitslohns gewährt, liegt keine zusätzliche Leistung vor (§ 8 Abs. 4 EStG).
Eine zusätzliche Leistung liegt aber dann vor, wenn sie unter Anrechnung auf eine andere freiwillige Sonderzahlung, z. B. freiwillig geleistetes Weihnachtsgeld, erbracht wird. Unschädlich ist, wenn der Arbeitgeber verschiedene zweckgebundene Leistungen zur Auswahl anbietet oder die übrigen Arbeitnehmer die freiwillige Sonderzahlung erhalten.
Dienstfahrten/Geschäftsfahrten mit dem Privatfahrzeug
Für dienstliche oder geschäftliche Fahrten mit dem Privatfahrzeug des Arbeitnehmers kann der Arbeitgeber - anders als bei den Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte - Reisekosten steuerfrei zahlen. Folglich dürfen bei Benutzung des eigenen Pkws die vom Arbeitnehmer nachgewiesenen tatsächlichen Fahrtkosten oder pauschal 0,30 EUR je gefahrenen Kilometer steuerfrei vom Arbeitgeber gezahlt werden.
Bei Verwendung eines geleasten PKW dürfen Leasingsonderzahlungen nicht zusätzlich zum Kilometersatz von 0,30 EUR steuerfrei gezahlt werden (BFH, Urteil vom 15.4.2010 - VI R 20/08).