Bei Beendigung eines Dienstverhältnisses oder am Ende des Kalenderjahres hat der Arbeitgeber das Lohnkonto des Arbeitnehmers abzuschließen (§ 41b EStG) und ist verpflichtet, dem Arbeitnehmer die lohnsteuerlich relevanten Daten zu bescheinigen. Aufgrund der Eintragungen im Lohnkonto hat der Arbeitgeber spätestens bis Ende Februar des Folgejahres nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung an die amtlich bestimmte Übermittlungsstelle insbesondere Angaben zum Steuerpflichtigen, zum Dienstverhältnis oder zum Arbeitslohn zu übermitteln (elektronische Lohnsteuerbescheinigung).
Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer einen nach amtlich vorgeschriebenem Muster gefertigten Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung auszuhändigen oder elektronisch bereitzustellen.
Arbeitgeber ohne maschinelle Lohnabrechnung, die keine elektronische Lohnsteuerbescheinigung erteilen können, haben eine entsprechende Papier-Lohnsteuerbescheinigung zu erteilen. Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer die Lohnsteuerbescheinigung auszuhändigen, wenn das Dienstverhältnis vor Ablauf des Kalenderjahres beendet wird oder der Arbeitnehmer zur Einkommensteuer veranlagt wird. In den übrigen Fällen hat der Arbeitgeber die Lohnsteuerbescheinigung dem Betriebsstättenfinanzamt einzureichen.