Aufwendungen für die eigene Verpflegung sind als Kosten der privaten Lebensführung grundsätzlich steuerlich nicht zu berücksichtigen. Der Arbeitgeber kann solche Aufwendungen im Zusammenhang mit Auswärtstätigkeiten und doppelter Haushaltsführung) im Rahmen von Höchstbetragen pauschal steuerfrei erstatten. Beteiligt sich der Arbeitgeber nicht an den Aufwendungen, kann der Arbeitnehmer die Pauschbeträge als Werbungskosten geltend machen.
Verpflegungsmehraufwendungen können grundsätzlich längstens drei Monate berücksichtigt werden. Nach einer vierwöchigen Unterbrechung beginnt eine neue Dreimonatsfrist. Ist der Arbeitnehmer nur an ein bis zwei Tagen in der Woche auf der auswärtigen Einsatzstelle tätig, können für die Gesamtdauer des Einsatzes Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen gewährt werden. Die Dreimonatsfrist gilt auch nicht bei einer sog. Fahrtätigkeit, z. B. bei einem Auslieferungs- oder Busfahrer.
Erstattet werden können nach dem Entwurf des Wachstumschancengesetzes ab 2024 16,00 EUR bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden und 32,00 EUR bei einer mehr als 24-stündigen Abwesenheit erstattet werden. Im Übrigen können danach bei Auswärtstätigkeiten mit Übernachtung an den An- und Abreisetagen unabhängig von den Abwesenheitszeiten jeweils 16 EUR berücksichtigt werden. Bei Auslandsreisen gelten höhere Pauschalen. Wird vom Arbeitgeber im Rahmen der Auswärtstätigkeit eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, werden die Pauschalen gekürzt. Bei Inlandsreisen erfolgt bis 2023 eine Kürzung um 6,00 EUR für ein Frühstück und um 12,00 EUR für ein Mittag- bzw. Abendessen. Ab 2024 kommt wegen der beabsichtigten Anhebung der Pausschalen eine Kürzung um 6,40 EUR bzw. 12,80 EUR in Betracht.