Arbeitnehmer erhalten zur Unterstützung ihrer beruflichen Mobilität eine sogenannte Entfernungspauschale für die Wege zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Es gilt für Wege zwischen Wohnung und "erster Tätigkeitsstätte" und Familienheimfahrten bei doppelter Haushaltsführung eine einheitliche Pauschale in Höhe von 0,30 EUR je Entfernungskilometer. Ab dem 21. Kilometer beträgt die Pauschale 0,38 EUR.
Die Entfernungspauschale wird für Wege zwischen Wohnung und Arbeitsstätte auf 4.500 EUR jährlich begrenzt. Ein höherer Abzug ist möglich, wenn für die Fahrten ein eigenes oder ein zur Nutzung überlassenes Kfz benutzt wird. In diesem Fall sollte nachgewiesen oder glaubhaft gemacht werden können, dass man selbst gefahren ist. Übersteigen die tatsächlichen Kosten bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel ausnahmsweise den Höchstbetrag von 4.500 EUR, können sie mit Einzelnachweis abgezogen werden.
Der Ansatz der Pauschale ist grundsätzlich unabhängig vom benutzten Verkehrsmittel. Sie kommt somit u. a. auch zur Anwendung, wenn der Weg zur Arbeit mit dem Fahrrad oder zu Fuß zurückgelegt wird. Ausgenommen von der Entfernungspauschale ist allerdings die Benutzung eines Flugzeugs. Hier sind weiter nur die tatsächlich angefallenen Kosten abzugsfähig.
Die Entfernungspauschale wird ausnahmslos einmal pro Tag angesetzt. Dabei ist unerheblich, wie oft der Arbeitnehmer sich an dem jeweiligen Tag tatsächlich zur Arbeit begeben hat. Fährt der Arbeitnehmer an einem Tag nur die halbe Strecke und findet die Rückfahrt an einem anderen Tag statt, wird auch jeweils nur die halbe Entfernungspauschale berücksichtigt.
Als allgemein üblich wird von den Finanzämtern ein Ansatz von 220 - 230 Tagen zugelassen. Die Entfernungspauschale richtet sich nach der kürzesten benutzbaren Straßenverbindung. Eine längere Strecke kann ausnahmsweise dann zugrunde gelegt werden, wenn sie offensichtlich verkehrsgünstiger ist und regelmäßig genutzt wird. Beispiele: Benutzung der Autobahn statt der Landstraße, Umweg zur Umgehung einer Baustelle, Benutzung einer Umgehungsstraße.
Angerechnet auf die Entfernungspauschale werden die steuerfreien Arbeitgeberrabatte nach § 8 Abs. 3 EStG für die Beförderung zur Arbeit und wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein Job-Ticket monatlich steuerfrei überlässt. Außerdem werden nach § 40 Abs. 2 Satz 2 EStG mit 15 % pauschal besteuerte Arbeitgeberleistungen für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte auf die Entfernungspauschale angerechnet. Nicht angerechnet wird, wenn der Arbeitgeber die Pauschalierung statt mit 15 mit 25 % vorgenommen hat. Durch die Entfernungspauschale sind grundsätzlich sämtliche Kosten abgegolten, die durch die Wege zwischen Wohnung und Arbeitsstätten sowie Familienheimfahrten veranlasst sind. Unfallkosten auf dem Arbeitsweg sind ggf. separat abzugsfähig.
Fährt ein Arbeitnehmer z. B. in drei Wintermonaten mit öffentlichen Verkehrsmitteln zur Arbeit, nimmt das Finanzamt eine Jahresvergleichsberechnung zwischen den Aufwendungen für öffentliche Verkehrsmittel und der Entfernungspauschale vor.
Ein Arbeitnehmer fährt täglich 5 km zur Arbeit. Entfernungspauschale : 230 Tage x 5 km x 0,30 EUR = 345 EUR. Das Finanzamt gewährt ggf. den (höheren) Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 EUR (bis 2022 = 1.200 EUR).
Behinderte Menschen ab einem Grad der Behinderung von 50 können ggf. die tatsächlichen Fahrtkosten geltend machen. Pauschal sind dann 0,30 EUR je gefahrenen Kilometer begünstigt.
Steuerbürger, die keine Steuern zahlen, haben die Möglichkeit, bei ihrem Wohnsitzfinanzamt eine sog. Mobilitätsprämie zu beantragen.