Anstelle des Lohnsteuerabzugs nach allgemeinen Grundsätzen (per Elektronischer Lohnsteuerabzugsmerkmale – ELStAM) kann der Arbeitgeber in bestimmten Fällen die Lohnsteuer pauschalieren, d. h. mit einem bestimmten Prozentsatz des Arbeitslohns erheben. Dies kann zu Arbeitsvereinfachungen und in vielen Fällen auch zu Steuerersparnissen führen (§ 40, § 40a, § 40b EStG und § 4 LStDV). Die mit 15 % zu besteuernden Zuwendungen sind in vielen Fällen beitragsfrei zur Sozialversicherung.
Die pauschale Lohnsteuer trägt der Arbeitgeber. Er allein ist Schuldner der Lohnsteuer (§ 40 Abs. 3 EStG). Sie wirkt daher als Betriebsausgabe gewinnmindernd.
Eine Pauschalierung der Lohnsteuer kann in folgenden Fällen in Betracht kommen:
kurzfristige Beschäftigungen und Aushilfsbeschäftigungen (Steuersatz 25 %);
geringfügige Beschäftigungen (Steuersatz 2 %, ggf. 20 %);
Zukunftssicherungsleistungen (Steuersatz 20 %);
Erholungsbeihilfen (Steuersatz 25 %);
Betriebsveranstaltungen (Steuersatz 25 %);
unentgeltliche oder verbilligte Mahlzeiten im Betrieb (Steuersatz 25 %);
steuerpflichtiger Teil der vom Arbeitgeber erstatteten Verpflegungsmehraufwendungen: 25 % der Erstattungen, höchstens die maßgebenden Verpflegungspauschalen;
nacherhobene Lohnsteuer im Anschluss an eine Lohnsteueraußenprüfung oder wenn der Arbeitgeber die Lohnsteuer bisher nicht zutreffend einbehalten hat (mit einem Durchschnittssteuersatz);
Arbeitgeberleistungen für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (Steuersatz 15 %, ggf. 25%);
unentgeltlich oder verbilligt dem Arbeitnehmer übereignete PC's inkl. Zubehör und Internetzugang sowie Zuschüsse des Arbeitgebers für die Internetnutzung (Steuersatz 25 %);
vom Arbeitgeber gewährte Mahlzeiten bei Auswärtstätigkeiten, wenn dem Arbeitnehmer keine Verpflegungspauschalen zustehen würden (Steuersatz 25 %);
die geldwerten Vorteile des Arbeitgebers für eine unentgeltliche oder verbilligte Übereignung einer Ladevorrichtung für das elektrische Aufladen eines privaten Elektro- oder Hybridelektrofahrzeugs des Arbeitnehmers und Zuschüsse für den Erwerb und die Nutzung einer solchen Ladevorrichtung (Steuersatz 25 %);
mit einem (Pausch-)Steuersatz von 25 % besteuern. In diesem Fall bleibt der Werbungskostenabzug erhalten.
Die Höhe der pauschalen Lohnsteuer ist regelmäßig nicht abhängig von den persönlichen Merkmalen des Arbeitnehmers (ELStAM). Pauschal besteuerte Leistungen bzw. solche Lohnteile bleiben bei der Einkommensteuererklärung des Arbeitnehmers unberücksichtigt. Je höher also der individuelle Steuersatz des Arbeitnehmers ist, umso günstiger ist die Pauschalbesteuerung. Die Pauschalierung lohnt sich nur dann, wenn der Steuerpflichtige trotz der pauschalen Besteuerung des Arbeitslohnes für seine Einkünfte noch Einkommensteuer zu zahlen hätte. Ist wegen des Grundfreibetrags sowie der anderen Freibeträge keine individuelle Lohnsteuer zu entrichten, ist die Pauschalbesteuerung stets ungünstiger.
Steuerpflichtige können alternativ die Einkommensteuer gemäß § 37b EStG einheitlich für alle innerhalb eines Wirtschaftsjahres gewährten betrieblich veranlassten Sachzuwendungen, die zusätzlich zur ohnehin vereinbarten Leistung oder Gegenleistung erbracht werden, sowie Geschenke im Sinne des § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 1 EStG, die nicht in Geld bestehen, mit einem Pauschsteuersatz von 30 % erheben. Diese Regelung ist für Personen bestimmt, die von Geschäftsfreunden steuerpflichtige Geschenke und andere Zuwendungen erhalten. Sie gilt auch für betrieblich veranlasste Zuwendungen an Arbeitnehmer, soweit sie nicht in Geld bestehen und zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden. Die pauschal besteuerten Sachzuwendungen bleiben bei der Ermittlung der Einkünfte des Empfängers steuerrechtlich außer Ansatz. Sie unterliegen allerdings grundsätzlich der Beitragspflicht zur Sozialversicherung.