Ist beim Lohnsteuerabzug zu wenig Lohnsteuer einbehalten worden, so ist der Fehlbetrag entweder vom Arbeitnehmer oder vom Arbeitgeber nachzufordern. Von der Nachforderung zu unterscheiden ist die Rückforderung und die Haftung.
Eine Rückforderung liegt vor, wenn die Finanzbehörde einen ausgezahlten Betrag zurückverlangt.
Eine Nachforderung kommt insbesondere in folgenden Fällen in Betracht:
Der Barlohn des Arbeitnehmers reicht zur Deckung der Lohnsteuer nicht aus und die Lohnsteuer kann auch nicht aus zurückbehaltenen anderen Bezügen oder durch einen Barzuschuss des Arbeitnehmers abgeführt werden.
Der Arbeitnehmer ist seiner Verpflichtung, seine Lohnsteuerabzugsmerkmale ändern zu lassen, nicht nachgekommen.
Der Arbeitgeber hat zwar zu wenig Lohnsteuer einbehalten, ist aber seiner Anzeigepflicht nach § 41c Abs. 4 EStG nachgekommen.
Der Arbeitnehmer wird im Laufe des Kalenderjahres beschränkt steuerpflichtig und hat dies seinem Wohnsitzfinanzamt nicht unverzüglich mitgeteilt.
Der Nachforderungsbescheid ist ein Steuerbescheid gemäß § 155 AO. Ein Nachforderungsbescheid kann schon während des laufenden Kalenderjahres ergehen, er kann aber noch bis zum Ablauf der Festsetzungsfrist erlassen werden. Im laufenden Kalenderjahr wird die Nachforderung grundsätzlich vom Betriebsstättenfinanzamt veranlasst. Nach Ablauf des Kalenderjahres ist die nachzufordernde Lohnsteuer für den Jahresarbeitslohn nach der Jahreslohnsteuer zu ermitteln (R 41c.1 Abs. 6 LStR). Nach Ablauf des Kalenderjahres erfolgt die Nachforderung durch das Wohnsitzfinanzamt und zwar im Regelfall im Rahmen einer Einkommensteuerveranlagung.
Bei der Lohnsteuerpauschalierung ist nicht der Arbeitnehmer, sondern der Arbeitgeber Steuerträger und Steuerschuldner (vgl. §§ 40 Abs. 3 S. 1, 40a Abs. 5, 40b Abs. 4 S. 1 EStG). Die pauschale Lohnsteuer ist daher beim Arbeitgeber nachzufordern, sofern er die Steuer vorschriftswidrig nicht angemeldet hat.