Die Sachzuwendungen des Arbeitgebers aus Anlass von Betriebsveranstaltungen gehören nach § 19 Abs. 1 Satz 1a EStG grundsätzlich zum steuerpflichtigen Arbeitslohn (R 19.5 LStR). Für zwei Betriebsveranstaltungen im Kalenderjahr kann ein Freibetrag in Höhe von 150 EUR pro Arbeitnehmer in Anspruch genommen werden. Zu den begünstigten Zuwendungen rechnen insbesondere: Bewirtung mit Speisen, Getränken, Tabakwaren und Süßwaren, Übernahme der Fahrtkosten, Überlassung von Eintrittskarten für Museen, Sehenswürdigkeiten etc., die während der Betriebsveranstaltung besucht werden.
Die gesamten Aufwendungen sind beim Arbeitgeber als Betriebsausgaben abzugsfähig. Begünstigte Betriebsveranstaltungen sind alle Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter z. B.: Betriebsausflüge, Weihnachtsfeiern, Jubiläumsfeiern, gemütliches beisammen sein mit Imbiss im Anschluss an eine Betriebs-/ Personalversammlung.
Damit von steuerfreien Zuwendungen ausgegangen werden kann, muss die Betriebsveranstaltung grundsätzlich allen Betriebsangehörigen offenstehen. Eine Abteilungsveranstaltung oder ein Pensionärstreffen kann begünstigt sein. Auch mehrtägige Veranstaltungen mit Übernachtung sind als üblich anzusehen.
Werden mehr als zwei Betriebsveranstaltungen durchgeführt, kann der Arbeitgeber aus allen Veranstaltungen zwei beliebige als begünstigt aussuchen. Bei Arbeitnehmern, die als Organisatoren oder Begleitpersonen die Veranstaltung organisieren und durchführen, führt die Teilnahme nicht zu steuerpflichtigem Arbeitslohn. Das gilt auch, wenn die betreffenden Arbeitnehmer durch die Erfüllung betrieblicher Aufgaben an mehr als zwei Betriebsveranstaltungen teilnehmen.
Sämtliche Aufwendungen für die Betriebsveranstaltung werden in die Prüfung des Freibetrags einbezogen. Nehmen an der Veranstaltung Partner oder andere Angehörige des Arbeitnehmers teil, wird der auf diese Personen entfallende rechnerische Anteil dem Arbeitnehmer zugerechnet. Gehen die Aufwendungen inklusive Umsatzsteuer je Arbeitnehmer über diese Grenze hinaus, sind die übersteigenden Beträge im Rahmen der Betriebsveranstaltung als Arbeitslohn steuerpflichtig. Möglich ist jedoch ggf. eine Pauschalversteuerung mit 25 % (§ 40 Abs. 2 EStG). Diese Pauschalbesteuerung kommt auch in Betracht, wenn es sich z. B. um die dritte Betriebsveranstaltung, handelt.
Scheidet die Pauschalbesteuerung mit 25 % aus, weil es sich nicht um eine Betriebsveranstaltung handelt, z. B. weil nicht alle Arbeitnehmer teilnehmen dürfen, kann der Arbeitgeber beantragen, dass für die Zuwendungen eine Lohnsteuerpauschalierung mit einem besonderen Steuersatz durchgeführt wird.
Die zu beachtenden Grundsätze ergeben sich aus dem BMF-Schreiben vom 14.10.2015 (BStBl. I 2015 S. 832).