Folgende Unterlagen sind u. a. zu den Entgeltunterlagen zu nehmen:
Zu Beginn des Arbeitsverhältnisses sind die Papiere mit Ausnahme des Zeugnisses und der Arbeitsbescheinigung dem Arbeitgeber vorzulegen. Seit Einführung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber nur die Steuer-Identifikationsnummer und das Geburtsdatum mitteilen. Damit können alle für den Lohnsteuerabzug erforderlichen Merkmale abgerufen werden.
Die Entgeltunterlagen sind vom Arbeitgeber, soweit sie dem Arbeitnehmer nicht nach der Einsicht zurückzugeben sind, sorgfältig aufzubewahren und bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses wieder an den Arbeitnehmer auszuhändigen. Die Aushändigung erfolgt im Betrieb, da der Arbeitgeber nicht zur Versendung der Papiere verpflichtet ist. Dies gilt nicht, wenn der Arbeitgeber die Papiere nicht rechtzeitig bei Beendigung ordnungsgemäß ausgefüllt hat. Aus Beweisgründen sollte die Übergabe der Papiere vom Arbeitnehmer quittiert werden.
Der Arbeitgeber hat kein Zurückbehaltungsrecht an den Papieren, wenn ihm der Arbeitnehmer z. B. noch Geld schuldet. Möglicherweise macht sich der Arbeitgeber sogar schadensersatzpflichtig, wenn z. B. der Arbeitnehmer eine neue Stelle nicht antreten kann, weil der Arbeitgeber aus von ihm zu vertretenden Gründen die Papiere nicht rechtzeitig fertiggestellt und übergeben hat.
Insbesondere muss der Arbeitgeber die Arbeitsbescheinigung korrekt und rechtzeitig ausfüllen und dem Arbeitnehmer aushändigen, damit es zu keinen Verzögerungen bei der Zahlung von Arbeitslosengeld kommt.