Seit dem 1.8.2022 gelten gelten im Nachweisgesetz verschärfte Anforderungen. Hintergrund ist die Umsetzung der EU-Richtlinie 2019/1152 über transparente und verlässliche Arbeitsbedingungen. Danach haben alle Arbeitnehmer Anspruch auf schriftliche Information darüber, für wen, wo und unter welchen Bedingungen sie arbeiten. Arbeitgeber müssen die wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich oder – seit 1. Januar 2025 – in Textform (§ 126b BGB) niederlegen, wenn kein schriftlicher Arbeitsvertrag vorliegt oder dieser unvollständig ist.
Nach § 2 NachweisG sind insbesondere folgende Angaben erforderlich:
Name und Anschrift von Arbeitgeber und Arbeitnehmer,
Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses,
vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses bei Befristung,
Arbeitsort bzw. Hinweis auf wechselnde Einsatzorte,
Bezeichnung oder allgemeine Beschreibung der Tätigkeiten,
Höhe und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts einschließlich aller Zuschläge, Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen, usw.,
Fälligkeit des Arbeitsentgelts,
vereinbarte Arbeitszeit,
Dauer des Jahresurlaubs,
Hinweis auf anwendbare Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen.
Zusätzlich ist bei einer geringfügig entlohnten Beschäftigung anzugeben, dass der Arbeitnehmer auf die Rentenversicherungspflicht verzichten kann, und ob er dies getan hat.
Zur Erleichterung der Nachweispflicht ist es dem Arbeitgeber gestattet, zu einzelnen Punkten auf anwendbare gesetzliche oder kollektivrechtliche Vorschriften zu verweisen. Empfehlensert ist dennoch, die wesentlichen Bestimmungen schriftlich zu dokumentieren und im Betrieb zugänglich zu machen (in Papierform oder digital).
Der Hinweispflichtenkatalog wurde seit 1.8.2022 ergänzt durch die folgenden zusätzlichen Pflichten:
Für Praktikantenbeschäftigungen schreibt das Berufsbildungsgesetz analoge Pflichten vor: Wer einen Praktikanten einstellt, hat unverzüglich nach Abschluss des Praktikumsvertrages, spätestens vor Aufnahme der Praktikantentätigkeit, die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich oder in Textform (seit 2025) niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Praktikanten auszuhändigen. Dazu gehören u.a.:
der Name und die Anschrift der Vertragsparteien,
die mit dem Praktikum verfolgten Lern- und Ausbildungsziele,
Beginn und Dauer des Praktikums,
Dauer der regelmäßigen täglichen Praktikumszeit,
Zahlung und Höhe der Vergütung,
Dauer des Urlaubs,
ein in allgemeiner Form gehaltener Hinweis auf die Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen, die auf das Praktikumsverhältnis anzuwenden sind.
Im Zusammenhang mit der Reformierung des Nachweisgesetzes wurden auch die einschlägigen Regelungen im Berufsbildungsgesetz angepasst und das Schriftformerfordernis entsprechend erweitert. Es sind demnach auch sämtliche neuen Ausbildungsverträge betroffen.
Verstöße gegen das Nachweisgesetz können nach § 4 NachwG mit einer Geldbuße bis zu 2.000 Euro geahndet werden. Schadenersatzansprüche des Arbeitnehmers sind möglich, beispielsweise wenn der Arbeitgeber nicht auf einen im Betrieb anwendbaren Tarifvertrag hinweist, in dem eine Ausschlussfrist enthalten ist.
Die nach dem Nachweisgesetz einzuhaltenen Schriftformerfordernisse bleiben im Grundsatz auch unter Berücksichtigung des 4. Bürokratieentlastungsgesetzes (BEG IV) bestehen. Neu ist jedoch, dass die Niederschrift alternativ in Textform (z. B. per E‑Mail) erfolgen darf (§ 2 Abs. 1 Satz 2 NachwG). Weitere Vereinfachungen und eine vollständige Digitalisierung der Nachweisführung sind im Koalitionsvertrag 2025 angekündigt.