Bereits seit dem 1. Januar 2022 schreibt § 8 Abs. 3 BVV vor, dass bestimmte Entgeltunterlagen von Arbeitgebern elektronisch zu führen sind. Allerdings konnten sich Arbeitgeber bislang auf Antrag beim zuständigen Betriebsprüfungsdienst von dieser Verpflichtung befreien lassen. Diese Möglichkeit endet endgültig zum 31. Dezember 2026.

Ab dem 1. Januar 2027 gilt die verpflichtende elektronische Führung aller relevanten Entgeltunterlagen. Neben den klassischen Entgeltabrechnungen betrifft die Pflicht insbesondere die sogenannten begleitenden Entgeltunterlagen gemäß § 8 Abs. 2 BVV. Diese umfassen – je nach Einzelfall – eine Vielzahl an unterschiedlichen Dokumenten (z.B. Befreiungsanträge oder Immatrikulationsbescheinigungen).

Ab 2027 müssen diese Unterlagen zwingend digital vorliegen und verwaltet werden. Dabei gelten klare Vorgaben für die Dateiformate, die Struktur und Ablage der Dateien. Auch die Bezeichnung der Dateien ist konkret vorgegeben.

Die Pflicht zur elektronischen Führung gilt verbindlich für alle relevanten Vorgänge ab 1. Januar 2027. Eine rückwirkende Dokumentation von Sachverhalten vor 2027 ist nicht erforderlich.