Ohne Einzelnachweis können bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit die Übernachtungskosten im Inland pro Übernachtung mit einem Pauschbetrag von 20 EUR steuerfrei erstattet werden. Voraussetzung dabei ist, dass der Arbeitnehmer die Unterkunft nicht vom Arbeitgeber oder aufgrund seines Dienstverhältnisses von einem Dritten unentgeltlich oder teilentgeltlich erhalten hat. Der Pauschbetrag bleibt auch dann steuerbefreit, wenn tatsächlich geringere Übernachtungskosten angefallen sind. Im Übrigen ist die steuerfreie Erstattung des Pauschbetrags auch möglich, wenn der Arbeitnehmer privat, z.B. bei Bekannten, übernachtet. Bei einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit ist ein Wechsel zwischen Übernachtungspauschale und tatsächlich nachgewiesenen Übernachtungskosten auch innerhalb derselben Auswärtstätigkeit möglich.
Bei Übernachtungen im Ausland können die besonderen Auslandspauschalen berücksichtigt werden (Auslandspauschalen 2017 vgl. zuletzt das BMF-Schreiben vom 14.12.2016, BStBl. Teil I Seite 1438). Aktuelle Auslandspauschalen für einige Nachbarländer: Belgien 135 EUR, Italien 126 EUR, Niederlande 119 EUR, Österreich 104 EUR, Dänemark 150 EUR. Für 2018 werden geänderte Pauschalen erwartet.
Bei einer sogenannten doppelten Haushaltsführung sieht es etwas anders aus. Für die ersten drei Monate können die Übernachtungskosten im Inland mit einem Pauschbetrag bis zu 20 EUR je Übernachtung steuerfrei erstattet werden. Danach kann (dann zeitlich unbegrenzt) je Übernachtung lediglich ein Pauschbetrag von 5 EUR steuerfrei zur Auszahlung kommen. Voraussetzung für die pauschale Erstattung ist aber auch in diesen Fällen, dass die Übernachtung nicht in einer vom Arbeitgeber unentgeltlich oder verbilligt überlassenen Unterkunft stattfindet. Der Arbeitgeber darf die Kosten der Unterkunft im Ausland für die ersten drei Monate mit den für Auslandsdienstreisen geltenden Übernachtungspauschalen steuerfrei erstatten. Für die Folgezeit ist ein steuerfreier Ersatz mit 40 Prozent dieser Pauschbeträge zulässig.
